Проблемы при восстановлении кадрового учета

Сегодня многие компании не придают особого значения ведению кадрового делопроизводства и учета, что является грубейшим нарушением. Из-за неправильного ведения кадровых документов возникают серьезные проблемы. В частности, в кадровой документации накапливается большое количество ошибок, которые, в конце концов, приводят к неправильному начислению заработной платы, отсутствию учета или неправильному учету отгулянных отпусков, полному несоответствию должных инструкций и фактически исполняемых работниками обязанностей, несоответствию между приказами, трудовыми договорами, электронной базой, графиками отпусков, личными карточками и т.д. Хаос в кадровой документации приводит к хаосу в работе компании, вы не знаете, кого когда направить в отпуск, сколько кому заплатить, с кого что требовать. Обычно компании задумываются о восстановлении кадрового учета после проверок Трудовой инспекцией или после подачи иска уволенным работником. Поэтому очень важно вовремя систематизировать кадровую документацию и привести ее в соответствие с нормами законодательства.

Какие проблемы возникают при восстановлении кадрового учета?

Восстановление кадрового учета - это достаточно трудоемкий процесс. Зачастую приходится восстанавливать кадровую документацию практически с нуля. В ряде случаев в кадровой документации творится полный хаос и неразбериха.

Обычно при восстановлении кадровой документации (учета) обнаруживается несоответствие ряда документов. К примеру, дата и номер трудового договора не соответствует приказу о приеме; часто данные в программе 1С «Зарплата и Кадры» не соответствуют документам на бумажном носителе; запись в трудовой книжке не соответствует приказу по личному составу, а ряд документов вообще отсутствует. В данном случае необходимо выбрать эталон, которым необходимо будет руководствоваться при восстановлении кадровой документации (учета). За эталон лучше всего принять записи в трудовых книжках, так как внесение исправлений в трудовую книжку может повлечь дополнительную волокиту (выдача дубликата и т.п.).

Такой элемент восстановления кадрового учета, как восстановление записей в самих трудовых книжках требует особого внимания. Здесь необходимо руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003г. №225 «О трудовых книжках», Инструкцией о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003г. № 69. Часто возникают ситуации, когда работник не предоставляет длительное время свою трудовую книжку. В данном случае необходимо направить работнику письмо под роспись примерно с таким содержанием: просим предоставить в такой-то срок трудовую книжку, в противном случае, на основании п.11 статьи 81 ТК РФ, мы будем вынуждены Вас уволить. Если работник написал заявление с просьбой выдать ему дубликат по причине утери своей трудовой книжки, то необходимо ему направить письмо под роспись с просьбой предоставить сведения и документы, подтверждающие его трудовой стаж. Ксерокопия трудовой книжки не подходит, только если она будет нотариально заверена. Если сведения, так и не предоставлены, то можно заводить дубликат без указания трудового стажа.

Также, часто встречаемая проблема — это отсутствие журналов учета. В данном случае необходимо их купить и заполнить. Но заполнять их необходимо уже после того, когда все документы приведены в единообразие и в соответствие с нормами законодательства.

При восстановлении приказов по личному составу часто обнаруживается, что они составлены с нарушениями. Здесь необходимо руководствоваться Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г №1. Необходимо иметь ввиду, что при наличии приказа о переводе на другую должность должно быть и дополнительное соглашение к трудовому договору. На практике, часто приказом о переводе оформляют повышение оклада. В данном случае это неправильно, здесь должно быть заключено дополнительное соглашение о повышении оклада.

Вся информация в отношении работника отражается в его личной карточке. Правила ее ведения регламентируются Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г №1. При внесении исправлений зачастую возникают затруднения. Например, как исправлять данные, которые изменились (смена фамилии, паспортных данных). В таких случаях зачеркиваются старые данные и рядом вписываются новые. Но все изменения заверяются подписью работника кадровой службы.

При восстановлении, в рамках восстановления кадрового учета, личных дел работников необходимо учесть, какие документы должны быть обязательно включены. Это прежде всего ксерокопия паспорта, военного билета, документа об образовании, пенсионного страхового свидетельства, ИНН, свидетельство о браке/расторжении брака. Также в личном деле могут быть и другие документы, в зависимости от специфики компании. При формировании личного дела работнику необходимо предоставлять ксерокопии всех заполненных страниц того или иного документа.

Часто в компаниях отсутствует график отпусков и более того, в некоторых компаниях работники фактически уходят в отпуск, но официально это никак не оформляется. В итоге возникает масса затруднений. При восстановлении, в рамках восстановления кадрового учета, графика отпусков следует учесть, что он утверждается за две недели до нового года, а следовательно, в нем должны быть учтены все работники, которые на тот момент числились в компании. Здесь возникает вопрос, что делать с работниками, которые были приняты в компанию после утверждения графика отпусков? Практика выработала два пути решения этого вопроса. Либо не вносить изменений в график отпусков, а решить этот вопрос сразу при приеме работника, закрепив это положение в трудовом договоре, либо взяв с работника заявление (с визой работодателя). Либо возможен вариант такой вариант восстановления кадрового учета в данном случае, как дополнения графика отпусков. В этом случае издается приказ о внесении дополнений в график отпусков и заполняется форма графика отпусков с внесением новых работников, этот дополнительный график прикладывается к основному. Также следует учесть, что на каждый приказ о предоставлении отпуска должно быть заявление работника.

Таким образом, восстановление кадрового учета — это кропотливый труд, требующий специальных знаний и навыков. При восстановлении кадрового учета следует учесть массу нюансов, которые могут возникнуть в процессе работы.

Comments: