Способы передачи дел от увольняющегося новому сотруднику. Правильное оформление при ведении кадрового делопроизводства (учета). | Trudovoe pravo
ГлавнаяТрудовое право → Способы передачи дел от увольняющегося новому сотруднику. Правильное оформление при ведении кадрового делопроизводства (учета).
Абонентское обслуживание
Аутстаффинг персонала
Подбор персонала, кадровые услуги
Строительство
Недвижимость
Информационные услуги
Арбитражные дела
Кадровый учет
Налоговое право
Защита от потребителя
Авторское право
Трудовое право
Бухгалтерское сопровождение
Ликвидация фирм
Регистрация ООО, ЗАО
Регистрация НКО, НП, АНО
Регистрация ЗАО
Выписки ЕГРЮЛ, ЕГРИП, ЕГРП
Регистрация ИП
Рейтинг пользователей: / 5ХудшийЛучший 

Способы передачи дел от увольняющегося новому сотруднику. Правильное оформление при ведении кадрового делопроизводства (учета).

 

Как правило, когда сотрудник увольняется по разным основаниям, будь то собственное желание, или «увольнение по статье», на нем висит ряд дел и ответственности за материальные ценности, которые необходимо передать новому сотруднику.

 

Обычно встает вопрос передачи следующей информации, документов и материальных ценностей:

Увольняемый сотрудник

Передаваемые дела

Генеральный директор

- печать компании;

- учредительные документы компании (если хранятся у него);

- не сданные в бухгалтерию первичные документы по всем операциям (договоры, дополнительные соглашения, приложения, акты, счета, счета-фактуры, товарные и товарно-транспортные накладные, отчеты о работе по агентским договорам и пр. );

- управленческая отчетность;

- материальные ценности (ноутбуки, мобильные телефоны, служебный автомобиль, ключи от помещений, кабинетов, шкафов и сейфов и пр.);

- информация обо всех проектах, их состоянии, ближайших и среднесрочных шагах, которые необходимо предпринять

Главный бухгалтер

- первичные документы по всем операциям (договоры, дополнительные соглашения, приложения, акты, счета, счета-фактуры, товарные и товарно-транспортные накладные, отчеты о работе по агентским договорам и пр. );

- сданная бухгалтерская и налоговая отчетность за все периоды (балансы, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки, налоговые декларация по НДС, налогу на прибыль организаций, налогу на имущество, единому налогу на упрощенной системе налогообложения и пр.);

- бухгалтерская база – 1С или иная;

- печати и штампы, вверенные Главному бухгалтеру;

- учредительные документы компании (если хранятся у него);

- материальные ценности (ноутбуки, мобильные телефоны, служебный автомобиль, ключи от помещений, кабинетов, шкафов и сейфов и пр.);

- информация об отчетах, которые должны быть подготовлены в ближайшее время, особенности

Менеджер по продажам

- не сданные в бухгалтерию первичные документы по всем операциям (договоры, дополнительные соглашения, приложения, акты, счета, счета-фактуры, товарные и товарно-транспортные накладные, отчеты о работе по агентским договорам и пр. );

- материальные ценности (ноутбуки, мобильные телефоны, служебный автомобиль и пр.);

- база клиентов;

- база поставщиков, подрядчиков;

- информация о необходимых ближайших и среднесрочных контактах

Кладовщик

- не сданные в бухгалтерию первичные документы по всем операциям (договоры, дополнительные соглашения, приложения, акты, счета, счета-фактуры, товарные и товарно-транспортные накладные, отчеты о работе по агентским договорам и пр. );

- материальные ценности (ноутбуки, мобильные телефоны, служебный автомобиль, ключи от помещений, кабинетов, шкафов и сейфов и пр.);

-  содержимое склада с проведением инвентаризации

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства

- трудовые договоры работников

- договоры о полной материальной ответственности

- должностные инструкции работников

- правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты

- штатное расписание,

- графики работ (сменности)

- графики отпусков, заявления и приказы на отпуск

- положения и инструкции по охране труда и технике безопасности

- коллективные договоры и соглашения, другие локальные нормативные правовые акты по вопросам труда

- материальные ценности (ноутбуки, мобильные телефоны, служебный автомобиль, ключи от помещений, кабинетов, шкафов и сейфов и пр.)

- кадровая база – 1С «Зарплата и кадры» или иная

 

При передаче дел Главным бухгалтером перечень передаваемых документов может быть  и более широким, так, например, возможно использовать следующую примерную таблицу

 

Вид документов

Перечень

Учредительные документы

свидетельство о государственной регистрациии присвоении ОГРН

Свидетельство о присвоении ИНН

устав

учредительный договор

Уведомления о постановке на учет в ПФ РФ, ФСС РФ, ФОМС

Организационные документы

бухгалтерская учетная политика

налоговая учетная политика
учетные регистры

план счетов

должностные инструкции бухгалтерского отдела

Регистры бухгалтерского учета

главная книга

оборотно-сальдовая ведомость

регистры синтетического и аналитического учета

Отчетные документы

все формы бухгалтерской отчетности

декларации по всем видам налогов

аудиторские заключения

Документы, связанные с исполнением обязанностей налогоплательщика

журналы учета полученных и выданных счетов фактур

книги покупок и продаж

акты сверок с налоговой инспекцией

акты налоговых проверок, решения налоговых органов

решения судов по налоговым спорам

Документы по результатам инвентаризации

инвентаризационные описи

инвентаризационные акты

сличительные описи и акты

Документы по учету денежных средств

журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров

кассовая книга

платежные поручения

выписки банка по расчетным счетам

Документы по расчетам с подотчетными лицами

журнал учета авансовых отчетов

Документы по учету труда и заработной платы

штатное расписание

табели учета рабочего времени

положение об оплате труда

положение о премировании

расчетно-платежные ведомости

реестр удержаний из заработной платы

журнал учета депонированных сумм

справки-расчеты о предоставлении отпуска (увольнении и пр.)

приказы о приеме на работу, увольнении, премировании

трудовые договоры

Документы по учету расчетов с контрагентами

договоры и приложения

акты передачи, сдачи

акты сверок

журналы учета выданных и полученных накладных, актов о выполнении работ, оказании услуг

Документы по учету основных средств

приказы об ответственных лицах

акты приемки-передачи

инвентарные карточки учета

акты на списание

Документы по учету товарно-материальных ценностей

карточки учета

журналы учета

приходные ордера

накладные на внутреннее перемещение

товарные отчеты и акты

требования, заборные карты

книги складского учета

товарные накладные

товарно-транспортные накладные

железнодорожные накладные

Прочие первичные документы

первичные документы по учету нематериальных активов, незавершенного производства, капитальных вложений

журнал учета выданных доверенностей

журнал учета бланков строгой отчетности

журнал учета бухгалтерских справок

журнал учета путевых листов

 

Как правильно оформить передачу вышеуказанного от старого сотрудника новому?

 

Прежде всего, следует отметить, что передача дел это процедура, которая не предусмотрена законодательством, поэтому она производится на основании локальных нормативных актов компании. Соответственно рекомендуется в локальных нормативных актах предусматривать порядок передачи дел максимально подробно.

Способы передачи дел и их оформление в кадровом делопроизводстве обусловлено рядом проблем, которые возникают на практике. Одной из таких проблем является «пересечение» старого и нового сотрудника, в штатном расписании имеется одна штатная единица по определенной должности, и принять, пусть даже на короткий срок, одновременно старого и нового работника по одной должности для передачи дел нельзя.

 

Существует несколько вариантов законного оформления передачи дел, а именно:

 

1. Передача дел вышестоящему работнику (Генеральному директору, руководителю отдела или иному) и последующая передача дел принявшим их работником новому работнику при его выходе на работу.

При этом оформляются два акта передачи дел, один от старого работника его руководителю, не позднее дня увольнения работника, второй от руководителя новому работнику, он может быть оформлен в любое время, но лучше это делать как можно быстрее после приема на работу, так как до передачи ответственность за дела будет на руководителе.

 

2. Прием нового сотрудника на другую смежную вакантную должность (например, если в штатном расписании имеется еще одна аналогичная должность, или помощником, ассистентом, или руководителем) и перевод после увольнения старого сотрудника на его должность.

При этом оформляется только один акт передачи дел между старым сотрудником и новым. Дл приема дел новый сотрудник еще в период работы старого, например, за одну неделю до увольнения принимается на другую, но смежную должность для приемки дел.

 

3. В случае отсутствия в штатном расписании подходящих должностей для передачи дел можно внести кратковременное изменение в штатное расписание, введя две штатных единицы по должности вместо одной. Соответственно на вторую будет принят новый работник.

Документооборот по такому способу невелик. Издается приказ о введении нового штатного расписания за неделю до увольнения старого сотрудника плюс само штатное расписание с двумя штатными единицами по определенной должности. Затем после увольнения старого сотрудника издается приказ о введении штатного расписания уже с одной штатной единицей по указанной должности.

Законным также будет и издание одного приказа, в котором будет указано, что вводится дополнительная штатная единица на определенный срок до определенного числа.

 

Таким образом, при правильном ведении кадрового учета проблем с передачей дел от старого сотрудника новому не возникает.

 

Приходин С.А.

02.05.2010

www.ukrat.ru

Comments:

blog comments powered by Disqus
PDF Печать E-mail