Проблемы при восстановлении кадрового учета | Trudovoe pravo
ГлавнаяТрудовое право → Проблемы при восстановлении кадрового учета
Абонентское обслуживание
Аутстаффинг персонала
Подбор персонала, кадровые услуги
Строительство
Недвижимость
Информационные услуги
Арбитражные дела
Кадровый учет
Налоговое право
Защита от потребителя
Авторское право
Трудовое право
Бухгалтерское сопровождение
Ликвидация фирм
Регистрация ООО, ЗАО
Регистрация НКО, НП, АНО
Регистрация ЗАО
Выписки ЕГРЮЛ, ЕГРИП, ЕГРП
Регистрация ИП

Проблемы при восстановлении кадрового учета

Сегодня многие компании не придают особого значения ведению кадрового делопроизводства и учета, что является грубейшим нарушением. Из-за неправильного ведения кадровых документов возникают серьезные проблемы. В частности, в кадровой документации накапливается большое количество ошибок, которые, в конце концов, приводят к неправильному начислению заработной платы, отсутствию учета или неправильному учету отгулянных отпусков, полному несоответствию должных инструкций и фактически исполняемых работниками обязанностей, несоответствию между приказами, трудовыми договорами, электронной базой, графиками отпусков, личными карточками и т.д. Хаос в кадровой документации приводит к хаосу в работе компании, вы не знаете, кого когда направить в отпуск, сколько кому заплатить, с кого что требовать. Обычно компании задумываются о восстановлении кадрового учета после проверок Трудовой инспекцией или после подачи иска уволенным работником. Поэтому очень важно вовремя систематизировать кадровую документацию и привести ее в соответствие с нормами законодательства.

 

Какие проблемы возникают при восстановлении кадрового учета?

Восстановление кадрового учета - это достаточно трудоемкий процесс. Зачастую приходится восстанавливать кадровую документацию практически с нуля. В ряде случаев в кадровой документации творится полный хаос и неразбериха.

Обычно при восстановлении кадровой документации (учета) обнаруживается несоответствие ряда документов. К примеру, дата и номер трудового договора не соответствует приказу о приеме; часто данные в программе 1С «Зарплата и Кадры» не соответствуют документам на бумажном носителе; запись в трудовой книжке не соответствует приказу по личному составу, а ряд документов вообще отсутствует. В данном случае необходимо выбрать эталон, которым необходимо будет руководствоваться при восстановлении кадровой документации (учета). За эталон лучше всего принять записи в трудовых книжках, так как внесение исправлений в трудовую книжку может повлечь дополнительную волокиту (выдача дубликата и т.п.).

Такой элемент восстановления кадрового учета, как восстановление записей в самих трудовых книжках требует особого внимания. Здесь необходимо руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003г. №225 «О трудовых книжках», Инструкцией о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003г. № 69. Часто возникают ситуации, когда работник не предоставляет длительное время свою трудовую книжку. В данном случае необходимо направить работнику письмо под роспись примерно с таким содержанием: просим предоставить в такой-то срок трудовую книжку, в противном случае, на основании п.11 статьи 81 ТК РФ, мы будем вынуждены Вас уволить. Если работник написал заявление с просьбой выдать ему дубликат по причине утери своей трудовой книжки, то необходимо ему направить письмо под роспись с просьбой предоставить сведения и документы, подтверждающие его трудовой стаж. Ксерокопия трудовой книжки не подходит, только если она будет нотариально заверена. Если сведения, так и не предоставлены, то можно заводить дубликат без указания трудового стажа.

Также, часто встречаемая проблема — это отсутствие журналов учета. В данном случае необходимо их купить и заполнить. Но заполнять их необходимо уже после того, когда все документы приведены в единообразие и в соответствие с нормами законодательства.

При восстановлении приказов по личному составу часто обнаруживается, что они составлены с нарушениями. Здесь необходимо руководствоваться Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г №1. Необходимо иметь ввиду, что при наличии приказа о переводе на другую должность должно быть и дополнительное соглашение к трудовому договору. На практике, часто приказом о переводе оформляют повышение оклада. В данном случае это неправильно, здесь должно быть заключено дополнительное соглашение о повышении оклада.

Вся информация в отношении работника отражается в его личной карточке. Правила ее ведения регламентируются Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г №1. При внесении исправлений зачастую возникают затруднения. Например, как исправлять данные, которые изменились (смена фамилии, паспортных данных). В таких случаях зачеркиваются старые данные и рядом вписываются новые. Но все изменения заверяются подписью работника кадровой службы.

При восстановлении, в рамках восстановления кадрового учета, личных дел работников необходимо учесть, какие документы должны быть обязательно включены. Это прежде всего ксерокопия паспорта, военного билета, документа об образовании, пенсионного страхового свидетельства, ИНН, свидетельство о браке/расторжении брака. Также в личном деле могут быть и другие документы, в зависимости от специфики компании. При формировании личного дела работнику необходимо предоставлять ксерокопии всех заполненных страниц того или иного документа.

Часто в компаниях отсутствует график отпусков и более того, в некоторых компаниях работники фактически уходят в отпуск, но официально это никак не оформляется. В итоге возникает масса затруднений. При восстановлении, в рамках восстановления кадрового учета, графика отпусков следует учесть, что он утверждается за две недели до нового года, а следовательно, в нем должны быть учтены все работники, которые на тот момент числились в компании. Здесь возникает вопрос, что делать с работниками, которые были приняты в компанию после утверждения графика отпусков? Практика выработала два пути решения этого вопроса. Либо не вносить изменений в график отпусков, а решить этот вопрос сразу при приеме работника, закрепив это положение в трудовом договоре, либо взяв с работника заявление (с визой работодателя). Либо возможен вариант такой вариант восстановления кадрового учета в данном случае, как дополнения графика отпусков. В этом случае издается приказ о внесении дополнений в график отпусков и заполняется форма графика отпусков с внесением новых работников, этот дополнительный график прикладывается к основному. Также следует учесть, что на каждый приказ о предоставлении отпуска должно быть заявление работника.

 

Таким образом, восстановление кадрового учета — это кропотливый труд, требующий специальных знаний и навыков. При восстановлении кадрового учета следует учесть массу нюансов, которые могут возникнуть в процессе работы.

 

Comments:

blog comments powered by Disqus
PDF Печать E-mail