Перечень обязательных кадровых документов, документы кадровой службы | Trudovoe pravo
ГлавнаяТрудовое право → Перечень обязательных кадровых документов, документы кадровой службы
Абонентское обслуживание
Аутстаффинг персонала
Подбор персонала, кадровые услуги
Строительство
Недвижимость
Информационные услуги
Арбитражные дела
Кадровый учет
Налоговое право
Защита от потребителя
Авторское право
Трудовое право
Бухгалтерское сопровождение
Ликвидация фирм
Регистрация ООО, ЗАО
Регистрация НКО, НП, АНО
Регистрация ЗАО
Выписки ЕГРЮЛ, ЕГРИП, ЕГРП
Регистрация ИП
Рейтинг пользователей: / 18ХудшийЛучший 

Обязательные кадровые документы, перечень

 

Данный перечень включает как обязательные кадровые документы, так и документы, рекомендуемые к ведению кадровой службе предприятий. Со ссылками на нормы права, которыми они предусмотрены. Перечень включает как общие документы, формируемые в деятельности компании, так и локальные нормативные акты и обязательные кадровые журналы. Обращаем внимание, что для правильного использования указанного перечня необходимо пройти обучение кадровому делопроизводству. 


№ п/п

Документ

Каким документом регламентируется

Примечание

Срок хранения

1.

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)

Статьи 56, 189, 190 ТК РФ

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новыми.

1 год (после замены новыми) (ст. 407 Перечня)

2.

Положение о защите персональных данных работников

Статьи 86, 87, 88 ТК РФ

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись. Действует до замены новым.

Не указан. Можно установить 5 лет ЭПК (по аналогии со ст. 154 Перечня)

3.

Штатное расписание (ф. Т-3) (штатная расстановка)

Статьи 15, 57 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

Составляется каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения.

Постоянно (ст. 32 Перечня)

4.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)

Хранится в отделе кадров и ведется постоянно.

50 лет - ст. 358е Перечня (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет)

5.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)

Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника.

50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет)

6.

Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании

Раздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ, ст. 135 ТК РФ

При наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования. Действует до замены новым.

Не указан. Можно установить 5 лет ЭПК (по аналогии со ст. 154 Перечня)

7.

Положение о системе обучения

Статьи 196, 197 ТК РФ

При наличии системы обучения в организации.

Постоянно

8.

Положение об аттестации работников

Статья 81 ТК РФ

При проведении аттестации по решению работодателя.

Постоянно

9.

График отпусков

Статья 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

1 год (ст. 356 Перечня)

10.

Трудовой договор

Статьи 16, 56, 57, 67 ТК РФ

Заключается в письменной форме с каждым работником.

75 лет ЭПК (ст. 338 Перечня)

11.

Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям

Принимаются по решению работодателя.

Постоянно

12.

Приказы о приеме на работу

Статья 68 ТК РФ

Издаются на основании трудового договора. Объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

75 лет ЭПК

13.

Приказы о переводе на другую работу

Статья 72.1 ТК РФ

Издаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору).

75 лет ЭПК

14.

Приказы об увольнении

Статья 84.1 ТК РФ


75 лет ЭПК

15.

Приказы по основной деятельности


Издаются по мере необходимости. Приказы по основной деятельности, подготовленные кадровой службой, регистрируются и хранятся в канцелярии. В кадровой службе ведется дело «Копии приказов по основной деятельности».

1 год (копии приказов, хранящиеся в кадровой службе)

16.

Приказы о предоставлении отпусков

Глава 19 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

Издаются на основании графика отпусков или заявления работника

5 лет

17.

Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы

Статья 128 ТК РФ

Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе (по заявлению) работника в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ).

75 лет ЭПК (ст. 337б Перечня)

18.

Личная карточка работника (форма Т-2)

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках» (п. 12); постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1

Ведется на каждого работника.

75 лет ЭПК (ст. 339 Перечня)

19.

Трудовая книжка

Статья 66 ТК РФ, постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)

Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней.

До увольнения работника, невостребованные не менее 50 лет (ст. 342 Перечня), затем сдаются в архив

20.

Договоры о полной материальной ответственности

ст. ст. 243, 244 ТК РФ

Приложения 2, 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85

Заключаются с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности.

5 лет

21.

Журнал учета работников, выбывающих в командировки


Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР"

Рекомендуемый


22.

Журнал учета работников, прибывающих в командировки

Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР"

Рекомендуемый


23.

Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности

Инструкция по делопроизводству в службе кадров ВНИИДАД «Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации» (рекомендательно)

Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя

5 лет

24.

Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу

То же

75 лет

25.

Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении

То же

75 лет

26.

Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков

То же

50 лет

27.

Журнал регистрации командировочных удостоверений

То же

5 лет

28.

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

Часть 3 статьи 91 ТК РФ, 99 ТК РФ; постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником

1 год (ст. 281 Перечня)

29.

График сменности при сменной работе

Статья 103 ТК РФ

Доводится до сведения работников не позднее, чем за один месяц до введения его в действие.

1 год

30.

Журнал учета мероприятий по контролю

Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»

Ведут все юридические лица и предприниматели без образования юридического лица

5 лет ЭПК (ст. 52 Перечня)

31.

Протоколы заседаний, постановления аттестационных квалификационных комиссий

Положение об аттестации работников предприятия

Оформляются аттестационной комиссией

15 лет

32.

Табели и наряды работников вредных профессий

Часть 3 статьи 91 ТК РФ

Составляются ежемесячно.

75 лет

33.

Списки работающих на производстве с вредными условиями труда

Постановление Совета Министров СССР от 26 января 1991 г. № 10 «Об утверждении списков производств, работ, профессий, должностей, показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение»

Если производство с вредными условиями труда; ведется постоянно.

75 лет

34.

Списки работников, уходящих на льготную пенсию

50 лет

35.

Переписка о назначении - государственных пенсий и пособий;

- льготной пенсии

То же


5 лет

10 лет

36.

Инструкции по охране труда по профессиям

Раздел 10 ТК РФ, ст. 212 ТК РФ


Постоянно

37.

Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)

Раздел 10 ТК РФ, ст. 212 ТК РФ


10 лет

38.

Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования

Статья 69 ТК РФ, приказ Минздравмедпрома РФ от 14 марта 1996 г. № 90 «О порядке проведения предварительных и периодических медицинских осмотров работников и медицинских регламентов допуска к профессии» (в ред. от 06.02.2001)


5 лет

39.

Акты о несчастных случаях

Постановление Минтруда РФ от 24 октября 2002 г. № 73 «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях»


45 лет

40.

Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний


45 лет


Примечание. Сроки хранения указаны в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организация, с указанием сроков хранения», утвержденным Руководителем Федеральной архивной службы России Козловым В.П. 6 октября 2000 года.

2009

к.ю.н.

Партнер ПБ Юристократ

Приходин С.А.

Comments:

blog comments powered by Disqus
PDF Печать E-mail