Аудит кадрового делопроизводства и документации. Особенности проведения. | Trudovoe pravo
ГлавнаяТрудовое право → Аудит кадрового делопроизводства и документации. Особенности проведения.
Абонентское обслуживание
Аутстаффинг персонала
Подбор персонала, кадровые услуги
Строительство
Недвижимость
Информационные услуги
Арбитражные дела
Кадровый учет
Налоговое право
Защита от потребителя
Авторское право
Трудовое право
Бухгалтерское сопровождение
Ликвидация фирм
Регистрация ООО, ЗАО
Регистрация НКО, НП, АНО
Регистрация ЗАО
Выписки ЕГРЮЛ, ЕГРИП, ЕГРП
Регистрация ИП
Рейтинг пользователей: / 4ХудшийЛучший 

Аудит кадрового делопроизводства, документации. Особенности проведения

Одним из основных элементов хозяйственной деятельности организации любой формы собственности является управление трудовыми отношениями и их документальное оформление в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Несмотря на то, что ведение кадрового делопроизводства неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности, не все уделяют этому вопросу должное внимание.

Отдельные наниматели вспоминают об учете кадров, кадровой документации и ведении кадрового делопроизводства только при проведении проверки сотрудниками контролирующих органов либо возникновении трудовых споров. В этих случаях прибегают к услугам по экстренному восстановлению кадрового делопроизводства в организации, что в зависимости от сроков и состояния дел далеко не всегда приводит к желаемому результату. Вместе с тем, правильное ведение кадровой документации позволит избежать различных негативных последствий.

В случае если возникает необходимость в постановке или восстановлении кадрового делопроизводства следует провести внутренний аудит кадровой документации, оценить текущее состояние дел, проанализировать локальные нормативные правовые акты на предмет соответствия их требованиям действующего законодательства. Внутренний аудит кадрового делопроизводства осуществляется с целью устранить имеющиеся несоответствия в кадровых документах, а также оптимизировать процедуры кадрового делопроизводства.

Ведение кадрового делопроизводства представляет собой комплекс мероприятий, включающих разработку локальных нормативных правовых актов, документов по управлению персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации. При разрешении трудовых споров в суде кадровая документация выступает в качестве письменного доказательства, а ее отсутствие может привести к неблагоприятному для нанимателя решению суда. Практика показывает, что большинство судебных споров решается не в пользу нанимателей и часто причиной является именно отсутствие документальных доказательств.

Аудит кадрового делопроизводства включает в себя следующее:

1. Оценку правильности оформления и ведения кадровой документации, а также анализ соответствия локальных нормативных правовых актов требованиям трудового законодательства.

2. Выявление нарушений, ошибок или несоответствий требованиям закона в оформлении, систематизации и хранении кадровой документации.

3. Оценку правильности ведения необходимых журнальных форм по регистрации кадровой документации.

4. Определение отсутствующих локальных нормативных правовых актов, наличие которых обязательно в любых организациях.

Приступая к внутреннему аудиту кадровой документации нужно учитывать следующие факторы, на которых он строится.

1. Некоторые из документов в обязательном порядке должны быть у каждой организации, поскольку в случае их отсутствия возможно наложение штрафа. Наличие других документов является рекомендательным и их целесообразно иметь в случае сложной структуры управления организацией.

2. Кадровую документацию, которая имеется в наличии, следует проверять и приводить в состояние соответствующее закону, а новые документы тоже необходимо составить в строгом соответствии с законом. В данном случае следует руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ, постановлениями Министерства труда и социальной защиты РФ и др. нормативными правовыми актами. В настоящее время имеется множество различной литературы, образцов, пошаговые процедуры разработки, согласования и утверждения различных локальных нормативных правовых актов.

3. Кадровые документы следует не только проверить, но и привести их в соответствие с указаниями руководителя организации. Новые кадровые документы следует также составлять в соответствии с указаниями руководителя. В частности, руководитель организации может конкретизировать, какие условия он хочет видеть в Правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных правовых актах, в бланках трудовых договоров, какие из необязательных документов необходимо составить.

4. Поскольку документы не только проверяются, но и в них вносятся необходимые изменения, по этой причине составляются новые документы, нужно определить, кто за какие документы отвечает в организации. Например, нужно определить, кто отвечает за ведение, хранение и учёт трудовых книжек. Данное лицо будет вносить в трудовые книжки недостающие записи и исправления. Должен быть приказ о назначении ответственного лица за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

5. Приступая к проверке имеющейся кадровой документации и составлению новой, выясняется реальная обстановка дел в организации. Например, какой режим работы у работников разных подразделений, у кого ненормированный рабочий день. Иногда используются бланки Правил внутреннего трудового распорядка, трудовых договоров и др., в которых содержатся условия совсем не те, что действительно существуют в организации, например, время труда и отдыха. Исходя из реальной картины (с учетом требований закона и учредительных документов) следует проверить и составить кадровую документацию.

6. Кадровые документы должны соответствовать не только закону и действительности, но и учредительным документам. Например, в Уставе организации определяется порядок приёма директора, устанавливается его  зарплата, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор (контракт), в Уставе могут быть прописаны некоторые иные особенности, например, порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда и даже порядок утверждения штатного расписания.

7. И последний пункт, приводя кадровую документацию в порядок важно не запутать окончательно уже имеющуюся систему. Иногда в организациях бывает уникальный беспорядок.

Что необходимо предпринять в целях проведения внутреннего аудита:

1) следует собрать все документы, которые есть по кадрам;

2) определить список обязательных кадровых документов, которых нет в организации и которые нужно разработать;

3) определить список необязательных кадровых документов, которые также целесообразно иметь;

4) проверить имеющиеся кадровые документы на предмет их внутреннего соответствия и соответствия закону.

Перечень обязательных документов, регламентирующих внутренний трудовой распорядок в организации:

- правила внутреннего трудового распорядка,

- штатное расписание,

- должностные инструкции работников,

- графики работ (сменности),

- графики отпусков,

- положения и инструкции по охране труда и технике безопасности,

- коллективные договоры и соглашения, другие локальные нормативные правовые акты по вопросам труда.

Первые шесть из перечисленных локальных нормативных правовых актов должны быть у каждого работодателя, и они не должны ухудшать положение работников по сравнению с действующим законодательством, регулирующим соответствующие отношения в социально-трудовой сфере.

Обращаем внимание, что правила внутреннего трудового распорядка должны соответствовать реальным условиям и действующему законодательству. Выявленные несоответствия нужно обсудить с руководителем организации и внести соответствующие изменения.

Особое внимание должно быть уделено такому кадровому документу, как штатное расписание. Правильность составления и применения штатного расписания является гарантией соблюдения организацией штатно-финансовой дисциплины. Оно утверждается нанимателем. Для отдельных категорий учреждений имеется и унифицированная форма штатного расписания (учреждения здравоохранения, социальной защиты). В штатном расписании закрепляется организационная структура, штатный состав и штатная численность организации. Наименование профессий и должностей в штатном расписании должно соответствовать Единому тарифно-квалификационному справочнику работ и профессий рабочих, квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и служащих, а также иным квалификационным справочникам, утвержденным в установленном порядке. Трудовые договоры с работниками заключаются только по включенным в штатное расписание должностям служащих и профессиям рабочих с учетом квалификационных категорий, тарифных разрядов, классов. В связи с этим разработке штатного расписания в организации предшествует подготовительная работа - проводится комплекс мероприятий по определению ее организационной структуры, необходимого количества структурных подразделений организации, устанавливаются формы, системы, и заработные платы, в том числе дополнительные выплаты стимулирующего и компенсирующего характера. При разработке штатного расписания необходимо строго руководствоваться постановлениями и разъяснениями Министерства труда и социальной защиты РФ, другими нормативными правовыми актами, регламентирующими эти правоотношения.

В случае необходимости работодатель имеет право изменять штатное расписание по своему усмотрению. Если штатное расписание устарело, не соответствует действительности, закону или вообще отсутствует, необходимо позаботиться о его изменении, либо составлении нового штатного расписания. Здесь нельзя допускать нарушений, потому что многие из последующих кадровых документов, в том числе все трудовые договоры будут составляться в соответствии со штатным расписанием.

Поскольку штатное расписание является финансовым документом, то и разрабатываться должно с участием работников финансовых подразделений организации, а не поручаться исключительно сотруднику, ответственному за ведение кадров либо юрисконсульту. Неправильно составленное штатное расписание влечет неправильное начисление заработной платы и, соответственно, высокие штрафные санкции.

В должностных инструкциях конкретизируется трудовая функция работников, их права и обязанности. Основой для должностных инструкций служат квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, иные квалификационные справочники. Четкая определенность трудовой функции в должностных инструкциях повышает личную ответственность работника и позволяет избежать трудовых споров по поводу переводов, перемещений, изменений существенных условий труда и других вопросов. Следует отметить, что в организации должен соблюдаться установленный законом порядок предоставления и оформления отпусков. В частности, урегулирована продолжительность трудового отпуска, замена отпуска денежной компенсацией, разделение трудового отпуска на части, отзыв из отпуска и многие другие моменты, которые возникают в практической деятельности.

Основные правила, которыми необходимо руководствоваться при проверке трудовых договоров (контрактов):

- трудовые договоры либо контракты должны быть заключены обязательно с каждым работником;

- условия трудовых договоров (контрактов) не должны противоречить действующему законодательству;

- условия трудовых договоров (контрактов) должны соответствовать действительности, то есть тому, что есть на самом деле.

Если обнаруживаются ошибки и несоответствия в трудовых договорах, то это нарушение ведения кадрового делопроизводства, которое необходимо исправить. Некоторые просто убирают старые неправильные трудовые договоры и заменяют их новыми, правильными. Такая практика имеет свои минусы. Например, в прошлом году у работника был один оклад, заменив трудовой договор и поставив в нем старую дату заключения и новый оклад, обнаружится несоответствие. Может получиться, что у работника оклад стал выше с момента приема его на работу. Соответственно работник этим воспользуется и пожалуется, что ему в прошлом году не доплачивали. Вместе с тем, изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается по соглашению сторон трудового договора (имеются в виду работник и работодатель). Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме. Эти соглашения на практике называют дополнительными соглашениями к трудовым договорам.

Далее работнику вручается один экземпляр его трудового договора. Если обнаруживается, что работникам не вручены их экземпляры трудовых договоров, то их следует вручить под подпись.

С лицами, работающими по гражданско-правовым договорам, должны быть заключены соответствующие гражданско-правовые договоры. Проверка трудовых книжек происходит следующим образом:

- у всех ли работников, работающих по основной работе, были приняты трудовые книжки;

- заведены ли трудовые книжки работникам, принятым на работу впервые;

- правильно ли оформлены трудовые книжки, правильно ли внесены записи в трудовые книжки;

- заполнены ли соответствующие графы в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.

При обнаружении нарушений, их нужно устранить: принять трудовые книжки у тех работников, у которых они не приняты, внести недостающие записи, исправить неверные записи, заполнить книгу учёта.

Отдельное внимание следует уделить охране труда, включая необходимость разработки установленных законом инструкций по охране труда. Также нуждается в регламентации коммерческая тайна работодателя. В целях охраны коммерческой тайны работодатель должен установить определенные процедуры согласно действующему законодательству. При наличии в организации материально-ответственных лиц необходимо документально закрепить их ответственность согласно примерному договору о материальной ответственности работников. Таким образом, все существующие практические аспекты следует детально формализовать согласно действующему законодательству. В заключение хотелось бы отметить, что если в организации кадровое делопроизводство велось не на должном уровне, то для приведения дел в порядок потребуется определенное время, внимательность и тщательность, однако в дальнейшем поддерживать установленный порядок не составит большого труда.

 

20.07.2010

С уважением,

Партнер ПБ ЮРИСТОКРАТ,

кандидат юридических наук,

Приходин Сергей,

тел.:+7(495)517-36-96

www.ukrat.ru

Comments:

blog comments powered by Disqus
PDF Печать E-mail